Egy telefon elhagyhatja az irodát úgy is, hogy a cég még nem fogadta el a végleges vételárat. Ezért a fizikai mozgást, az értékesítési döntést és a pénzügyi rendezést érdemes külön eseményként követni. A készülék útja így akkor is visszakereshető marad, ha az elszállítás, a bevizsgálás és az elfogadás más napokon történik.
Induljon a meglévő nyilvántartásból
Keresse meg azt a sort, amely alapján a vállalat a telefont jelenleg azonosítja. Ez lehet belső leltári szám, sorozatszám vagy más, a cégnél használt hivatkozás. Ha az értékesítési listán más azonosító szerepel, készítsen egyértelmű kapcsolatot a kettő között, ne két külön történetet tartson fenn ugyanarról az eszközről.
A hiányzó adatot jelezze. Az ajánlatkérés indulásakor a modell, darabszám és állapot is használható, az IMEI nem kötelező. A későbbi belső rendezéshez viszont érdemes tisztázni, hogyan párosítják az eladási sorokat a vállalati nyilvántartással.
Rögzítse az eseményeket és a felelősöket
Külön jelölje, mikor került a készülék a leadásra szánt csoportba, mikor adták át, és mikor fogadták el az ajánlatot. A belső nyilvántartási lépés időpontjáról és módjáról a pénzügyi felelős döntsön a konkrét ügy adatai alapján. Az átadás ténye önmagában ne váljon automatikus könyvelési utasítássá.
- Ki igazolja, hogy a készülék a leadott tételhez tartozik?
- Ki hagyja jóvá az értékesítési döntést?
- Ki ellenőrzi a pénzügynek átadott iratok teljességét?
Készítsen összekapcsolható dokumentumcsomagot
A csomagban legyen megtalálható a készüléklista, az egyeztetett átadás dokumentuma és az elfogadott végleges ajánlat. Ha az egyedi ügylethez további irat szükséges, azt a pénzüggyel előre tisztázza. Nem egy általános internetes lista alapján kell eldönteni, milyen bizonylatot vagy könyvelési tételt alkalmaz a cég.
A törlési eredmény külön kérdés. A dokumentált adattörlés segíti az eszköz lezárásának követését, de nem helyettesíti az értékesítés pénzügyi dokumentumait. A kétféle iratot ugyanahhoz a készülékhez kapcsolja, és a hozzáférést a belső jogosultságok szerint rendezze.
Az eltéréseket ne hagyja a levelezésben
Előfordulhat, hogy a végleges ajánlatot csak a tétel egy részére fogadják el. A visszaérkező telefonokat külön állapotként jelölje, és a közös listát frissítse. Nálunk az el nem fogadott végleges ajánlat esetén az érintett készülékek visszaszállítását kérheti. A visszaszállítás feltételeit az ajánlatban előre rögzítjük. Az ilyen készülék ne maradjon tévesen a lezárt eladások között.
A pénzügyi lezárás után is legyen visszakereshető
Az utalás beérkezését kapcsolja a megfelelő ügyhöz, az iratokat pedig a cég saját rendje szerint helyezze el. Ha később kérdés merül fel, lehessen megállapítani, melyik telefon, mely ajánlat és mely döntés tartozott össze. A megőrzés és a konkrét elszámolás részleteit a saját felelősével egyeztesse.
További előkészítési szempontokat a könyvelési kérdések és az adattörlési dokumentumok értelmezése adnak.