Egy adattörlési jegyzőkönyv akkor használható a cég számára, ha egyértelműen összekapcsolható az átadott készülékkel és a végrehajtott művelettel. Nem a dokumentum látványos címe a döntő, hanem az, hogy mit igazol az adott eszközről. Az alábbiak ellenőrzési szempontok, nem a Mobilvétel tényleges riportjának bemutatása. A pontos mezőket mindig a használt szoftver valós dokumentuma alapján kell ellenőrizni.
Először a készülékazonosítást nézze
A cégnek tudnia kell, melyik átadott eszközhöz tartozik a dokumentum. Ehhez egyedi készülékazonosító, például sorozatszám vagy IMEI, illetve az átadási listával való egyértelmű kapcsolat szükséges. Nem minden eszköztípus azonos mezőket használ. Ha a vállalat belső leltári számmal dolgozik, azt a saját nyilvántartásában kapcsolja a megfelelő készülékhez. Egy általános darabszám önmagában nem pótolja az egyedi visszakereshetőséget.
Több készülék átadásakor azt is ellenőrizze, hogy minden érintett darab státusza követhető-e. A hiányzó dokumentum, az eltérő azonosító vagy a nem egyértelmű hivatkozás tisztázandó kérdés. Nem szabad abból kiindulni, hogy ha a tétel legtöbb eszközéhez van riport, a többi biztosan ugyanúgy lezárult. Az átadási lista és az eredménylista összevetése egyszerű, de lényeges ellenőrzés.
Mi történt és mikor?
Keresse az alkalmazott eljárásra, a feldolgozás időpontjára és az eredményre vonatkozó információt. A szoftver és verzió megjelölése akkor hasznos, ha része az adott riportnak vagy a kapcsolódó dokumentációnak. Ezeket nem érdemes egy marketingoldalból utólag feltételezni. Ha a vállalati követelmény konkrét adatot kér, annak rendelkezésre állását még az átadás előtt egyeztessék a szolgáltatóval.
A sikeres, sikertelen és el nem végezhető művelet eltérő állapot. Egy technikai akadályt vagy megszakadt folyamatot nem lehet pusztán a riport meglétével sikeresnek tekinteni. A cégnek azt kell látnia, mi zárult le, mi igényel további egyeztetést, és melyik készülék sorsa maradt nyitott. A dokumentum ellenőrzésénél ezért az eredménymező legalább olyan fontos, mint a készülék azonosítása.
A diagnosztikai riport más kérdésre válaszol
A műszaki diagnosztika a készülék működését vizsgálja. Az adattörlési dokumentáció a törlési műveletről és annak eredményéről ad információt. A felvásárlás részeként a Mobilvételnél az M360-diagnosztika és -adattörlés ingyenes, készülékenkénti jegyzőkönyvvel. Egy állapotvizsgálati eredményt nem szabad automatikusan adattörlési igazolásként lefűzni csak azért, mert ugyanahhoz a telefonhoz kapcsolódik.
A gyártó tanúsítása és a készüléken végzett konkrét művelet dokumentuma szintén külön szerepet tölt be. Az előbbi meghatározott termékre és vizsgálati körre vonatkozhat; az utóbbi az adott feldolgozás nyoma. A szoftveres riport nem hatósági tanúsítvány. Ha belső audit vagy partner külön követelményt támaszt, annak pontos szövegét kell a rendelkezésre álló dokumentációval összevetni, nem pusztán a tanúsítás nevét.
A felvásárlás részeként a diagnosztikát és az adattörlést az M360 rendszerrel, ingyen végezzük. Készülékenként jegyzőkönyvet adunk az azonosítóval, a dátummal és az eredménnyel. A jegyzőkönyv nem hatósági tanúsítvány. Ha a cég szabályzata, ügyfélszerződése vagy auditora nevesített szabvány szerinti törlést és külső gyártói tanúsítványt ír elő, a BlackBelt DataWipe vagy az NSYS Data Erasure használatára külön, fizetős ajánlatot adunk. Az ár a darabszámtól és a készüléktípustól függ. A gyártói tanúsítványra a gyártó dokumentációja szerint hivatkozunk; ez nem a Phone Firm Zrt. saját tanúsítványa. Az alkalmazható eljárást és az eredményt az adott készüléknél ellenőrizzük.
Hogyan tárolják a kapcsolódó iratokat?
Érdemes egy ügylethez kapcsolni az átadási listát, a tételes ajánlatot, a törlési dokumentumokat és a további bizonylatokat. A megőrzés és a hozzáférés rendjét a cég saját felelőse alakítsa ki a tényleges követelmények alapján. A teljes csomagnak azok számára kell visszakereshetőnek lennie, akik a készülékek kivezetését és az adatkezelés lezárását ellenőrzik. Ajánlatkéréskor jelezze, milyen dokumentációra van szükségük, hogy ezt a feldolgozás előtt összehangolhassuk.