A céges telefon eladásának könyvelési kezelése a vállalat tényleges helyzetétől függ. Mielőtt a készülékek elindulnak, érdemes a könyvelővel vagy pénzügyi felelőssel egyeztetni az azonosítást, a szükséges bizonylatokat és a belső döntési rendet. Ez a cikk kérdéslistát ad az előkészítéshez, nem adózási vagy számviteli tanácsot. Konkrét áfakezelésről, kivezetésről és elszámolásról a saját szakemberük tud megfelelő választ adni.
Mi szerepel a vállalati nyilvántartásban?
Megtalálható a készülék a cég nyilvántartásában, és összekapcsolható a ténylegesen átadandó telefonnal? Milyen belső azonosítót használnak hozzá? Van olyan eszköz, amely másik telephelyen, más szervezetnél vagy korábbi használónál szerepel? Ezek a kérdések nem az előzetes ár megállapítását szolgálják, hanem azt, hogy a vállalat a saját folyamatában ugyanarról a tételről döntsön, amelyet az ajánlat tartalmaz.
Ha a listát több ember állítja össze, a pénzügyi felelős számára is értelmezhető mezőket használjanak. A modell, a darabszám, az állapot és a belső azonosító általában segíti az egyeztetést. Az IMEI megadható, ha már rendelkezésre áll, de az előzetes ajánlatkéréshez nem kötelező. A hiányzó adatot jelöljék, és rendeljék hozzá a tisztázás felelősét, ahelyett hogy bizonytalan értékkel töltenék ki.
Ki fogadja el a végleges ajánlatot?
Az előzetes ajánlat a megadott információkból készül, a végleges vételár a bevizsgálás után alakul ki. A cégnek ezért előre tudnia kell, ki ellenőrzi az eltéréseket és ki dönt az elfogadásról. Ha több szintű belső jóváhagyás szükséges, azt a folyamat tervezésekor érdemes figyelembe venni. Egy elküldött készüléklista vagy egyeztetett elszállítás önmagában nem helyettesíti a végleges ár jóváhagyását.
Az előzetes és végleges összeg közötti eltérést megindokoljuk. A cég eldöntheti, elfogadja-e az érintett készülékek árát, vagy kéri azok visszaszállítását. A visszaszállítás feltételeit az ajánlatban előre rögzítjük. A belső nyilvántartásnak ezt a döntést követnie kell. A tervezési becslést ezért ne kezeljék automatikusan lezárt ügyletként; az ajánlat aktuális állapotát és az elfogadott tételeket külön érdemes visszakereshetően rögzíteni.
Mely dokumentumokra lesz szükség?
Kérdezze meg a könyvelőt, milyen adatokat vár az ügyletről és milyen bizonylatokat kell összegyűjteni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv, a tételes ajánlat és a kapcsolódó pénzügyi dokumentumok más-más információt hordoznak. A törlési dokumentáció szintén része lehet a vállalati iratcsomagnak, de nem helyettesít pénzügyi bizonylatot. A számlázási és adózási kérdéseket a konkrét ügylet alapján kell egyeztetni, nem egy általános blogmondatból levezetni.
A cég neve, az ügylet szereplői és a készüléklista következetesen jelenjenek meg a szükséges iratokon. Ha eltérés vagy hiány van, a kijelölt kapcsolattartó tisztázza. Érdemes előre rögzíteni, ki kapja meg a dokumentumcsomagot, és ki ellenőrzi annak teljességét. Így a készülékek gyakorlati átadása után sem marad gazdátlan feladat az adminisztráció lezárása.
Mikorra tervezhető a pénz beérkezése?
Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk. Ha a cég több napra munkaterületet biztosít kollégánknak a telephelyén, ott végezzük a bevizsgálást és az adattörlést. A külön egyeztetett helyszíni diagnosztika és adattörlés esetén a teljes helyszíni munka lezárása és a végleges, tételes vételár írásos elfogadása után 8 naptári napon belül utalunk. Mindkét feltételnek teljesülnie kell. A tervezésnél a ténylegesen egyeztetett folyamatot vegye alapul. Az ajánlatkérésben jelezze, ha a pénzügyi vagy dokumentációs egyeztetéshez külön vállalati kapcsolattartót kell bevonni; ettől követhetőbb lesz az egész ügylet.
A helyszíni diagnosztika és adattörlés ideje 25 perc/készülék. Egy kolléga körülbelül 20 készüléket dolgoz fel munkanaponként: 20 darab 1 munkanap, 40 darab 2 munkanap, 100 darab 5 munkanap. A készülékek a végleges ár előtt nem hagyják el az épületet.
Budapesten és 30 km-es körzetében a helyszíni munka díjmentes. Ezen kívül az utazási és szállásköltséget a cég viseli; ezeket az ajánlatban külön soron, előre feltüntetjük. Vidéken 40 készülék felett az alapesetet javasoljuk.