Arra, hogy egy adott vállalatnál a mobilcsere egyes tételeit hogyan kell kezelni, nem ad megfelelő választ egy általános internetes mondat. A könyvelővel való egyeztetéshez viszont összeállítható egy pontos adatcsomag. Ebben az új készülékek beszerzése, a meglévő eszközök nyilvántartása és a régi telefonok eladása külön szerepeljen. Az alábbi lista előkészítési kérdéseket ad, nem konkrét adókulcsot vagy elszámolási szabályt.
A régi készülékek adatai legyenek azonosíthatók
Gyűjtse össze a leadásra szánt telefonok modelljét, ismert tárhelyét, darabszámát és állapotát. Kapcsolja a listához azokat a belső eszközazonosítókat, amelyek a céges nyilvántartásban már szerepelnek. Kérdezze meg a könyvelőtől, milyen további adatokat kér a konkrét tétel áttekintéséhez. Ne egyetlen összevont „régi telefonok” sorból próbálják később visszafejteni, mely darab került átadásra, és melyik maradt tartalékként a vállalatnál.
A tulajdon és a döntési jogkör legyen tisztázott
Ellenőrizze, hogy a telefonok milyen beszerzésből vagy megállapodásból származnak, és ki dönthet a további sorsukról. Ha lízinghez vagy más szerződéshez kapcsolódik valamelyik eszköz, a szerződéses feltételeket külön egyeztessék. Ne feltételezze automatikusan, hogy a használatban lévő készüléket a cég szabadon értékesítheti. A könyvelési, szerződéses és informatikai nyilvántartások közötti eltéréseket érdemes még az ajánlat elfogadása előtt feltárni.
Az új beszerzést kezelje külön döntésként
Az új telefonok kiválasztása és beszerzése nem ugyanaz az ügylet, mint a régi készletre kért vételi ajánlat. A Mobilvétel cégektől vásárol fel készülékeket, nem ígér automatikus beszámítást egy másik beszerzés árába. A belső tervben külön sor mutassa a beszerzés adatait, a leadandó eszközöket és az ajánlat aktuális állapotát. A konkrét könyvelési összefüggéseket a vállalat saját körülményei alapján beszélje át az illetékes szakemberrel.
A végleges ajánlat és a fizetés két külön állomás
A modell, darabszám és állapot alapján adott előzetes ár még nem végleges vételár. A díjmentes, dokumentált elszállítást bevizsgálás és végleges ajánlat követi, amelyet a cég külön fogad el. Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk. A könyvelőnek ezért a tényleges dokumentumok és időpontok átadása hasznos, nem csak az induló becslés továbbítása.
Az átadás dokumentumait és az adatfeladatokat is rendezze
A cég gondoskodik a megőrzendő adatok mentéséről és a törlés engedélyezéséről. Az átadott készlethez kapcsolódó dokumentáció, a bevizsgálás eredménye és a végleges ajánlat legyen visszakereshető a belső nyilvántartásban. Külön kérdezzen rá, ki kapja meg a számlázáshoz és eszközátadáshoz szükséges iratokat. Ha a végleges ajánlatot nem fogadják el, az érintett készülékek visszaszállítását kérhetik; az érintett darabok visszakerülését a saját listán is követni kell. A visszaszállítás feltételeit az ajánlatban előre rögzítjük.
A további egyeztetési kérdéseket a céges telefoneladás és könyvelés útmutatója, a szerződéses előzményeket a lízingelt telefonok lezárásáról szóló cikk segít összegyűjteni.