A céges telefonok ritkán öregszenek egyformán. Más terhelést kap egy irodai készülék, egy terepen használt telefon és egy ritkán elővett tartalék. A csereciklus akkor segít, ha a használatból és a működési igényből indul ki. Egyetlen életkori határ önmagában nem mondja meg, melyik eszközzel érdemes először foglalkozni.
Alakítson ki értelmes használati csoportokat
Elsőként ne a márkák szerint bontsa a teljes listát. Nézze meg, milyen feladathoz kell a készülék, milyen gyakran jeleznek hibát, és mekkora fennakadást okoz a kiesése. Az azonos munkát végző csoportokat később a pontos modellek és állapotok alapján lehet tovább rendezni.
A csapat vezetőjétől konkrét tapasztalatokat kérjen: mely alkalmazásnál akad el a munka, mennyire kiszámítható a használhatóság, van-e ismétlődő javítási igény. A „már régi” megállapításnál ezek többet mondanak arról, mi indokolhatja a következő csereütemet.
Próbálja végig az átállást kisebb körben
Mielőtt nagyobb tételt vezet ki, egy kisebb csoporton ellenőrizze az adatmentést, az alkalmazások újraindítását és a vállalati hozzáférések rendezését. A próba célja, hogy látható legyen az átadás tényleges belső munkája. Egy beszerzett telefon önmagában még nem jelenti, hogy a régi másnap már leadható.
- Mely feladatokat intézi az IT, és melyeket a használó?
- Ki igazolja, hogy a megőrzendő adatok elérhetők?
- Mikor kerülhet a régi telefon a leadásra kész csoportba?
Legyen helye a kivételeknek
A működéshez szükséges tartalékot és a még nem rendezett eszközöket különítse el. Ne kerüljön az elszállítandó tételbe olyan készülék, amelyen még üzleti adatot keresnek vagy amely egy másik munkatárs átállásához kell. A kivétel mellé felelőst és következő ellenőrzési időpontot rendeljen, hogy ne maradjon tartósan gazdátlan ügy.
A fennmaradó telefonok értékesítési listáját az adott ütem lezárásakor frissítse. A modell, darabszám és ismert állapot elegendő lehet az induláshoz; a már létező vállalati listát is elküldheti.
A leadást illessze a beszerzési ütemhez
A régi készülékek vételi ajánlata és az új flotta beszerzése külön döntés. Az előzetes ár a bevizsgálás után válik véglegessé, ezért a csere költségtervében ezt a bizonytalanságot is jelölje. Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk.
A következő körben használja a tapasztalatot
Minden ütem után röviden rögzítse, mi késleltette az átállást: hiányzó tartozék, rendezetlen hozzáférés, pontatlan lista vagy belső jóváhagyás. A következő csoportnál ezekből induljon ki. Így a csereciklus egyre inkább a cég valós működéséhez igazodik, nem pusztán ismétlődő beszerzési dátum lesz.
Az egyes eszközökről a csereidőpont mérlegelésével, a leadás ismétlődő részéről pedig a rendszeres együttműködés előkészítésével olvashat tovább.