Ha a cégnél rendszeresen szabadulnak fel telefonok, érdemes az ismétlődő feladatokat előre rendezni. Nem szükséges minden leadásnál újra kitalálni, ki állítja össze a listát, ki adja át a készülékeket és ki fogadja el az ajánlatot. Egy keretmegállapodás előkészítésének ezek a gyakorlati kérdések adják az alapját. A konkrét szerződéses szöveget mindig a tényleges működéshez kell igazítani.
Legyen állandó kapcsolattartási rend
Az operatív és a pénzügyi kapcsolattartó eltérő személy is lehet. Előbbi a készülékeket, a helyszínt és a darabszámot ismeri; utóbbi a belső jóváhagyást és a bizonylatok egyeztetését intézheti. A fontos az, hogy mindkét szerephez legyen elérhető ember és helyettes. Így egy szabadság vagy munkakörváltás nem teszi áttekinthetetlenné a folyamat közepén álló tételt.
A leadási listához érdemes közös szerkezetet használni. Modell, tárhely, darabszám, állapot, zárolás és megjegyzés már jól használható alap. Ha a cég egyedi azonosítókkal dolgozik, ezeket őrizze meg a folyamatban. Az előzetes ajánlathoz nem kötelező IMEI, de a rendelkezésre álló azonosító segíti az átadási és későbbi dokumentumok összerendelését. A cél a visszakereshetőség, nem a felesleges adatgyűjtés.
A visszatérő munkamenet és az ár külön téma
Az előre egyeztetett folyamat nem jelent automatikusan változatlan vételárat minden jövőbeni tételre. Az egyes készülékek típusa, állapota és az adott ajánlat időpontja eltérhet. Ezért minden leadásnál világosan rögzíteni kell az előzetes és a bevizsgálás utáni végleges ajánlat szerepét. A meglévő kategóriaárak tájékozódást segítenek, de nem helyettesítik a konkrét céges tétel értékelését.
Az ajánlat elfogadásának rendjét különösen érdemes tisztázni. Ki dönthet, hogyan jut el hozzá a tételes eredmény, és mikor áll rendelkezésre a szükséges belső jóváhagyás? Ha a végleges ár eltér az előzetestől, az eltérés okát ismertetjük. A cég az el nem fogadott készülékeket visszakérheti. A visszaszállítás feltételeit az ajánlatban előre rögzítjük. Ezt a lehetőséget az ismétlődő folyamat leírásában is egyértelműen kell kezelni.
Az adatkezelési feladatoknak is legyen gazdája
Még az átadás előtt dönteni kell a megőrzendő üzleti adatokról, a mentésről és a törlés engedélyezéséről. A vállalati felügyelet vagy a korábbi használóhoz kapcsolódó fiók rendezése szintén visszatérő feladat lehet. Nem célszerű minden zárolt telefon ügyét az átvétel napjára hagyni. A szükséges tulajdonjog-igazolás és a tényleges technikai lehetőségek alapján külön kezeljük a feloldást.
Az M360-diagnosztika és -adattörlés a felvásárlás részeként ingyenes, készülékenkénti jegyzőkönyvvel (azonosító, dátum, eredmény). A jegyzőkönyv nem hatósági tanúsítvány. Ha a cég szabályzata, ügyfélszerződése vagy auditora nevesített szabvány szerinti törlést és külső gyártói tanúsítványt ír elő, BlackBelt DataWipe vagy NSYS Data Erasure használatára külön, fizetős ajánlatot adunk. A díj típustól és darabszámtól függ; a tanúsítványra a gyártó dokumentációja szerint hivatkozunk. Az alkalmazható eljárást és a törlés eredményét készülékenként ellenőrizzük. Ha a cégnek meghatározott törlési vagy dokumentálási követelménye van, azt előre adja meg. Az eljárás és a vállalható dokumentáció így az adott eszközökhöz igazítható. A szoftvergyártó tanúsítása önmagában nem helyettesíti a felek konkrét szolgáltatási megállapodását.
Az ütemezés legyen követhető
A telephelyi elszállítás díjmentes, időpontját előre egyeztetjük. Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk. Ha a cég több napra munkaterületet biztosít kollégánknak a telephelyén, ott végezzük a bevizsgálást és az adattörlést. A külön egyeztetett helyszíni diagnosztika és adattörlés esetén a teljes helyszíni munka lezárása és a végleges, tételes vételár írásos elfogadása után 8 naptári napon belül utalunk. Mindkét feltételnek teljesülnie kell. A rendszeres leadás célja, hogy a felelősségek és az állomások kiszámíthatók legyenek, miközben minden tényleges tétel saját, ellenőrizhető ajánlatot kap.
A helyszíni diagnosztika és adattörlés ideje 25 perc/készülék. Egy kolléga körülbelül 20 készüléket dolgoz fel munkanaponként: 20 darab 1 munkanap, 40 darab 2 munkanap, 100 darab 5 munkanap. A készülékek a végleges ár előtt nem hagyják el az épületet.
Budapesten és 30 km-es körzetében a helyszíni munka díjmentes. Ezen kívül az utazási és szállásköltséget a cég viseli; ezeket az ajánlatban külön soron, előre feltüntetjük. Vidéken 40 készülék felett az alapesetet javasoljuk.