A régi telefonok eladása sok cégnél azért húzódik el, mert mindenki elvégzi a saját részét, de senki nem látja az egész ügyet. A használó leadja a készüléket, az IT vár a mentésre, a vezető árat kér, a pénzügy pedig nem tud a döntésről. Egy egyszerű felelősségi rend összekapcsolhatja ezeket a lépéseket.
Legyen egy közös kapcsolattartó
Jelöljön ki valakit, aki a készüléklistát és a nyitott kérdéseket kezeli. Az ő feladata az információ összefogása, nem minden technikai vagy pénzügyi kérdés önálló eldöntése. Tudja, kihez kell fordulni egy hiányzó eszközadat, egy törlési engedély vagy az ajánlat elfogadása ügyében.
A közös lista legyen a kiindulópont a levelezésben is. Ha másik kolléga válaszol, ugyanarra a készülékre és ugyanarra az ajánlatváltozatra hivatkozzon. A külön dokumentumokban vezetett, eltérő darabszámok hamar bizonytalanná teszik, miről született már döntés.
Válassza külön az adatot és a jóváhagyást
A készülék használója hasznos állapotleírást adhat, de nem feltétlenül ő jogosult az értékesítésről dönteni. Az IT ellenőrizheti az adatmentést és a hozzáféréseket, a végleges ár elfogadása pedig más felelőshöz tartozhat. Ezeket a szerepeket a cég saját működéséhez igazítva jelölje ki.
- Ki tudja megmondani, hol van és milyen állapotú a telefon?
- Ki igazolja, hogy a megőrzendő adatok rendezettek?
- Ki engedélyezi a törlést, és ki fogadja el a vételárat?
A függő kérdéshez következő lépés tartozzon
A „zárolt”, „nem tudjuk” vagy „jóváhagyásra vár” megjegyzés mellé írja oda, ki viszi tovább az ügyet. Nem szükséges minden telefont egyszerre lezárni: a már tisztázott készülékekből külön tétel állítható össze. A kérdéses eszközöket azonban ne felejtse el a közös nyilvántartásban.
Az ajánlatkérés indulhat modell, darabszám és állapot alapján, akár egy céges készülékkel is. A kapcsolattartónak nem kell belépési jelszavakat vagy személyes üzeneteket összegyűjtenie; ezekre nincs szükség az előzetes egyeztetéshez.
A végleges ajánlat jusson el a döntéshozóhoz
A díjmentes, dokumentált elszállítást bevizsgálás és a támogatott készülékek dokumentált adattörlése követi. A végleges ajánlatot annak adja tovább, aki elfogadhatja azt. Ha az összeg vagy a készülékkör eltér az előzetes becsléstől, a különbség is legyen látható, ne csak az új végösszeg.
A pénzügy és az IT is kapjon lezárást
Az elfogadásról, a kifizetésről és az esetleges visszaérkező készülékekről a megfelelő belső felelős is értesüljön. Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk. Elutasított végleges ajánlatnál az érintett készülékek visszaszállítását kérheti. A visszaszállítás feltételeit az ajánlatban előre rögzítjük. A kapcsolattartó végül ellenőrizze, hogy minden készüléknek ismert státusza maradt.
A teljes sorrendet a felvásárlási folyamat, a pénzügyi átadást a könyvelési egyeztetés útmutatója foglalja össze.