A céges telefonok selejtezéséhez vagy eladásához kapcsolódó GDPR-egyeztetés nem intézhető el pusztán egy adattörlő szoftver megnevezésével. A vállalatnak előbb át kell tekintenie, milyen adatok, hozzáférések és belső feladatok kapcsolódnak a készülékekhez. Az alábbi kérdések az előkészítést segítik; az adott szervezet jogi és adatkezelési megítélését a saját felelősével érdemes tisztázni, a tényleges működés és dokumentumok alapján.
Mi maradjon meg a készülék kivonása után?
A cég határozza meg, mely adatokat szükséges megőrizni, ki jogosult erről dönteni, és hol lesz a jóváhagyott mentés elérhető. A telefon fizikai összegyűjtése nem bizonyítja, hogy a mentés megtörtént. Legyen világos az is, ki ellenőrzi a megőrzött adatok használhatóságát. Az ajánlatkéréshez ne küldjön munkatársi levelezést, jelszót vagy egyszer használatos belépési kódot; az eszközök modellje, darabszáma és állapota elegendő kiindulópont.
Ki engedélyezi a törlést és rendezi a hozzáférést?
A törlés előtt a vállalat gondoskodik a szükséges engedélyezésről és a jogosultsági kérdések rendezéséről. A belső folyamatban legyen azonosítható, ki adhatja át a készüléket, és ki dönthet az adattörlésről. A személyes fiókhoz kötött, jelkódos vagy vállalati felügyeletben szereplő eszközök külön egyeztetést igényelhetnek. A feloldás lehetősége igazolt céges tulajdon és technikai megvalósíthatóság alapján vizsgálható, nem általános ígéretként minden leadott telefonra.
Milyen szerepet és adatútvonalat vállal a szolgáltató?
Az egyeztetésben kérdezzen rá, ki melyik műveletet végzi, milyen adathoz fér hozzá, milyen dokumentum keletkezik, és hol marad meg. A szoftver neve önmagában nem dönti el a szerződéses adatkezelési szerepet vagy a tényleges adatútvonalat. Ezeket az alkalmazott szolgáltatással és megállapodással együtt kell áttekinteni. Hasznos lehet egyetlen belső feljegyzésben összegyűjteni a tisztázott pontokat és azokat a kérdéseket, amelyekre még választ várnak.
Milyen eredményt lehet a konkrét telefonhoz rendelni?
Az M360-diagnosztika és -adattörlés a felvásárlás részeként ingyenes, készülékenkénti jegyzőkönyvvel (azonosító, dátum, eredmény). A jegyzőkönyv nem hatósági tanúsítvány. Ha a cég szabályzata, ügyfélszerződése vagy auditora nevesített szabvány szerinti törlést és külső gyártói tanúsítványt ír elő, BlackBelt DataWipe vagy NSYS Data Erasure használatára külön, fizetős ajánlatot adunk. A díj típustól és darabszámtól függ; a tanúsítványra a gyártó dokumentációja szerint hivatkozunk. A választott módszer és az ellenőrzött eredmény az adott eszköznél fontos. A szoftver megnevezése önmagában nem igazolja minden készülék sikeres törlését. A céges listában legyen visszakereshető, mely telefonhoz mely eredmény tartozik, és mely darabnál maradt nyitott technikai vagy hozzáférési kérdés.
Hogyan zárják le a kivételeket és a nyilvántartást?
A cég előre egyeztesse, ki fogadja a dokumentációt, ki ellenőrzi a tétel teljességét, és ki követi a nem rendezett eszközök sorsát. A sikertelen vagy nem elvégezhető művelet ne tűnjön el egy összesített „kész” jelölés mögött. Ugyanígy külön kérdés a készülék fizikai átadása, az adatkezelési feladat lezárása és a végleges vételi ajánlat elfogadása. A jól elkülönített státuszok a későbbi belső egyeztetést is megkönnyítik.
A technikai folyamatot az adattörlési tájékoztató, a dokumentum értelmezését az adattörlési jegyzőkönyv útmutatója mutatja be.