Egy vállalati telefoneladás könnyen elakad, ha a készülékekről az IT, az árról a beszerzés, a számlázási adatokról pedig a pénzügy tud mindent, de az információk külön levelezésekben maradnak. Az induláshoz nem szükséges kész elszámolási csomag. Érdemes azonban egy közös ügyazonosítót és egy naprakész készüléklistát használni, amelyhez később minden döntés visszakapcsolható.
Pontosan mire vonatkozik az összeg?
Az előzetes ajánlatnál tisztázza, milyen tételeket, darabszámot és ismert állapotot vettünk figyelembe. Az összeg mellett legyen egyértelmű az is, hogyan értelmezendő a feltüntetett ár, és milyen számlázási adatokat kell még egyeztetni. A „nettó” szó önmagában nem rendezi a konkrét ügylet minden pénzügyi kérdését.
Ha a cég belső táblázata más módon mutatja az összegeket, ne egyszerűen másolja át az ajánlat számát. Jelölje a forrást, az ajánlat állapotát és azt, ki ellenőrizte a pénzügyi értelmezést. Így egy előzetes becslés később sem keveredik az elfogadott végleges vételárral.
Egyezzenek az eladó cég adatai
Ellenőrizze, melyik társaság tulajdonában vannak a telefonok, és ki jogosult az értékesítésről dönteni. Több kapcsolt vállalkozás közös irodája vagy közös IT-csapata még nem jelenti, hogy minden készüléket ugyanaz a cég ad el. A külön eladók tételeit a listában is különítse el.
- Ki tartja karban a cégadatokat és a pénzügyi kapcsolattartást?
- Ki hagyja jóvá az ajánlatot az érintett készülékekre?
- Milyen belső hivatkozás alapján találja meg a pénzügy az ügyet?
A dokumentum ugyanarra a készülékcsoportra mutasson
Az ajánlat, az átadás és az egyeztetett elszámolás akkor követhető, ha azonosítható, mely telefonokról szólnak. Kezdetben a modell, darabszám és állapot is használható. Az IMEI nem kötelező az első ajánlatkéréshez, de a későbbi tételes követést segítheti, ha rendelkezésre áll.
Ha bevizsgálás után egy készülék kikerül az eladott körből, a változást a közös listában is vezesse át. Ne maradjon ugyanaz a telefon egyszerre az elfogadott eladási összesítőben és a visszaérkező eszközök között.
A fizetési határidőt az elfogadáshoz kapcsolja
Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk. Ez nem az első lista elküldésének vagy az elszállításnak a napjától indul. A pénzügyi tervezésben ezért külön dátumként kezelje az előzetes ajánlatot és a végleges elfogadást.
Rendezett csomagot adjon át a pénzügynek
A konkrét számlázási és könyvelési kezelést a saját pénzügyi felelősével egyeztesse. A döntéshez adja át az eladó adatait, a tételes listát, az elfogadott ajánlatot, az átadással kapcsolatos iratokat és az esetleges eltéréseket. Ez a cikk előkészítési szempontokat ad; az egyedi ügylet kezelését nem helyettesíti.
A következő lépéseket a könyvelési egyeztetés kérdései és a fizetési feltételek alapján rendezheti.