Az ajánlatkéréshez olyan készüléklista kell, amelyből kiderül, mit és milyen állapotban szeretne eladni a cég. Nem szükséges minden telefonról teljes műszaki adatlapot készíteni. A modell, a darabszám és néhány rövid állapotjelzés már elegendő az első egyeztetéshez. A listasablon ezeket az információkat rendezi áttekinthető mezőkbe; ha a vállalatnak már van használható táblázata, azt is elküldheti az ajánlatkérőn keresztül.
Modell és tárhely
A modellmezőbe a teljes készüléknevet írja, ne csak a márkát. Ha ismert a tárhely, külön tüntesse fel. Az eltérő változatokat külön sorban kezelje, akkor is, ha ugyanabból a beszerzésből származnak. Az ismeretlen adat maradhat üres vagy kaphat „ellenőrizendő” jelölést. A pontatlanul kitöltött mező nehezítheti az ajánlatot; a nyíltan jelzett hiányt viszont később célzottan lehet tisztázni.
A dobozon szereplő adatot csak akkor vegye át, ha tudja, hogy valóban az adott készülékhez tartozik. Több éve használt vállalati eszközöknél a dobozok és telefonok összekeveredhetnek. Meglévő leltárból is dolgozhat, de a listát érdemes összevetni a ténylegesen leadandó darabokkal. Az ajánlatkérésnek az aktuális tételt kell leírnia, nem a korábbi beszerzés eredeti állapotát.
Darabszám és külön sorok
Azonos típusú és hasonlóan leírható állapotú készülékek közös sorban is szerepelhetnek darabszámmal. Ha egy telefon sérült, zárolt vagy másként működik, különítse el. Egyedi listánál soronként egy készülék követhető; csoportos listánál különösen fontos a darabszám. A két megoldás közül azt válassza, amelyik a rendelkezésre álló adatokhoz illik, és a tételt a lehető legkevésbé teszi félreérthetővé.
Az IMEI vagy sorozatszám opcionális az előzetes ajánlathoz. Ha a cég már használ ilyen azonosítót, érdemes megtartani, mert a későbbi átadásnál és dokumentumoknál segíthet. Új adatgyűjtési feladatot csak emiatt nem kell mindenáron indítani. Egy belső sorszám is hasznos lehet a készülékek megkülönböztetésére, különösen akkor, ha több telephelyről gyűjtik össze a leadandó eszközöket.
Állapot és zárolás
Az állapotmezőbe a ténylegesen ismert helyzetet írja: működik, repedt a kijelző, bizonytalan a töltés, nem indul, vagy ismeretlen az állapota. Nem szükséges a hiba alkatrészszintű okát meghatározni. A korábbi javítás és a használó által jelzett tünet a megjegyzésbe kerülhet. Sérült vagy duzzadt akkumulátort külön jelezzen, mert az ilyen készülékek szállítását előre egyeztetni kell.
A zárolásmezőben külön jelölje a jelkódot, a vállalati felügyeletet és a fiókhoz kapcsolódó akadályt, amennyiben ismert. Jelszót vagy biztonsági kódot ne írjon a táblázatba. A készülék feloldásának lehetőségét tulajdonjog-igazolás mellett vizsgáljuk meg; felvásárlás esetén a technikailag lehetséges feloldás ingyenes. A lista célja az akadály felismerése, nem a hozzáférési adatok összegyűjtése és továbbítása.
Küldés előtt ellenőrizze a teljes tételt
Egyezik a darabszám az összekészített készülékekkel? Látható minden ismert hiba és bizonytalan adat? Van megadva elérhető céges kapcsolattartó? Az ajánlatkéréshez ne csatoljon készüléktartalmat, levelezést vagy felesleges személyes adatot. A listát Excel- vagy CSV-fájlként, illetve a rendelkezésre álló információt az űrlapon is megadhatja. Előzetes ajánlatot készítünk, majd a bevizsgálás után véglegesítjük az árat. Egyetlen céges készülékkel is elindítható a folyamat, ezért a rövid lista is használható.
Készüléklista sablon
Több készülékhez használja az Excel-sablont, majd csatolja az ajánlatkéréshez. Az IMEI és a sorozatszám az előzetes ajánlathoz nem kötelező.