A céges telefonok leadásánál a legfontosabb szervezési kérdés az, hogy ki dönt a megőrzendő adatokról, ki engedélyezi a törlést és ki ellenőrzi a dokumentációt. Ezek a feladatok akkor is léteznek, ha a gyakorlati feldolgozást külső szolgáltató végzi. Az alábbi kérdések a belső egyeztetést segítik. A cég saját adatkezelési és szerződéses követelményeit a megfelelő felelőssel kell ellenőrizni.
Mi maradjon meg a készülék leadása előtt?
A törlés előkészítése az üzleti adatok áttekintésével kezdődik. Van olyan helyben tárolt dokumentum, munkafolyamat vagy hozzáférés, amelyet a vállalatnak még rendeznie kell? Ki igazolja, hogy a szükséges tartalom megfelelő helyre került? A választ a készülék ismeretében, a belső szabályok szerint kell megadni. Az ajánlatkéréshez nincs szükség a rajta található levelezés vagy ügyfélanyag továbbítására.
Ha a telefonon személyes használathoz kapcsolódó tartalom is lehet, ezt a belső felelőssel külön érdemes egyeztetni. A készülék vállalati tulajdona nem ad önmagában választ minden hozzáférési és adatkezelési kérdésre. A leadási folyamat célját és az érintett lépéseket világosan kell meghatározni. A jelszavak megosztása helyett a szükséges jogosultságok és eljárások rendezéséből induljanak ki.
Ki jogosult a törlésről dönteni?
A listát összeállító munkatárs, az átadó és a törlést engedélyező személy nem feltétlenül ugyanaz. Jó, ha ez a különbség még az átadás előtt látható. A végleges vételár elfogadása szintén külön döntés lehet. A felelősségi rend akkor használható, ha egy nyitott kérdésnél tudni lehet, ki ad választ, és a szükséges egyeztetés nem marad a feldolgozás közben gazdátlanul.
A zárolt készülékekhez a tulajdonjog-igazolást és a vállalati felügyelet helyzetét is tisztázni kell. Ha egy telefon korábbi használója már kilépett, ne tekintsék automatikusan rendezettnek a készülék adatait és fiókjait. Az eltérő státuszok kerüljenek a listába. A sikertelen vagy el nem végezhető törlés további feladat, nem olyan eredmény, amelyet a többi eszköz sikeres feldolgozása helyettesít.
Mit kell egyeztetni a szolgáltatóval?
Az átadott adatok körét, a törlési igényt, a kapott dokumentációt és a hozzáférést a tényleges munkamenet alapján érdemes áttekinteni. Ha a cég saját szerződéses követelményt alkalmaz, azt előre adja át egyeztetésre. A szoftver nevéből önmagában nem állapítható meg, hogy ki milyen adatkezelői vagy adatfeldolgozói szerepet tölt be. Ezt a valódi folyamat és az érintett megállapodások alapján kell tisztázni.
A felvásárlás részeként a diagnosztikát és az adattörlést az M360 rendszerrel, ingyen végezzük. Készülékenként jegyzőkönyvet adunk az azonosítóval, a dátummal és az eredménnyel. A jegyzőkönyv nem hatósági tanúsítvány. Ha a cég szabályzata, ügyfélszerződése vagy auditora nevesített szabvány szerinti törlést és külső gyártói tanúsítványt ír elő, a BlackBelt DataWipe vagy az NSYS Data Erasure használatára külön, fizetős ajánlatot adunk. Az ár a darabszámtól és a készüléktípustól függ. A gyártói tanúsítványra a gyártó dokumentációja szerint hivatkozunk; ez nem a Phone Firm Zrt. saját tanúsítványa. Az alkalmazható eljárást és az eredményt az adott készüléknél ellenőrizzük.
A gyártói tanúsításra való hivatkozás nem helyettesíti az adott eszközön végzett művelet eredményét. A vállalatnak azt kell látnia, mely készülék feldolgozása zárult le, és milyen dokumentum támasztja ezt alá.
A lezárást is ellenőrizze
Az átadási lista, a készülékenkénti törlési dokumentáció és a végleges ajánlat legyen összekapcsolható. A hiányzó vagy eltérő adatokat a kijelölt kapcsolattartó tisztázza. Az iratok megőrzésének és hozzáférésének rendjét a cég saját követelményei alapján alakítsa ki. Egy egyszerű záró ellenőrzés segít megkülönböztetni a ténylegesen befejezett ügyletet azoktól a tételektől, amelyekhez még döntés szükséges. Ajánlatkéréskor jelezze a különleges adatkezelési vagy dokumentálási igényt, hogy az előkészítés ezekhez igazodjon.
A selejtezési ügyet a vállalat saját készüléknyilvántartásához is kapcsolja. Legyen követhető, mely eszközről született döntés, ki engedélyezte a további kezelést, milyen átadási dokumentum készült, és kinél van a nyilvántartási lezárás feladata. A számviteli kivezetés kérdéseit a pénzügyi felelőssel kell egyeztetni; az adattörlési dokumentum ezt a belső feladatot nem helyettesíti.