Az év végi telefonleltár akkor segíti a döntést, ha a darabszám mellett azt is megmutatja, melyik készülékkel mi a következő feladat. A használatban lévő, tartalék, visszavételre váró és eladásra kijelölt telefonokat érdemes külön kezelni. Ez a cikk gyakorlati szervezési útmutató; a cég számviteli leltározásának követelményeit a saját felelősökkel kell meghatározni. A két feladat eredménye azonban jól összekapcsolható.
Először a tényleges készülékeket keresse meg
Az előző lista jó kiindulópont, de nem bizonyítja, hogy minden telefon ugyanott van, ahol korábban. Kérje vissza az egyes részlegek visszajelzését: ki használja, hol található, és szükség van-e még rá. A kilépett munkatársaknál maradt vagy telephelyek között mozgott eszközök külön figyelmet igényelhetnek. A bizonytalan helyzetet ne tüntesse el a listából; kapjon saját státuszt és felelőst.
Ha több ember gyűjti az adatokat, közös mezőneveket használjanak. A modell, a tárhely, a darabszám vagy egyedi azonosító, a hely, az állapot és a következő teendő általában elegendő alapot ad. A személyes adatokból csak azt vigyék tovább, ami a belső feladathoz szükséges. Az eladásra küldött ajánlatkérő listának nem kell tartalmaznia a korábbi használók teljes történetét.
A tartalék legyen tudatos döntés
Egy készülék attól még nem hasznos tartalék, hogy nincs használója. Tisztázni kell, mire tartják meg, ki tartja nyilván, és mikor vizsgálják felül ezt a döntést. Más elbírálást kaphat egy azonnal kiadható telefon és egy régóta ismeretlen állapotú eszköz. Nem szükséges minden ritkán használt készüléket eladni, de a tartásnak legyen megnevezett oka és felelőse.
Az eladásra kijelölt csoportnál különítsék el a működő, sérült és zárolt telefonokat. A hiányzó jelkód vagy fiókhozzáférés nem oldódik meg attól, hogy a készülék bekerül egy dobozba. A felügyeletet kezelő munkatárs és a belső döntéshozó bevonása még az átadás előtt hasznos. A megőrzendő üzleti adatok mentésének és a törlés engedélyezésének is legyen kijelölt gazdája.
Kérjen ajánlatot a valóban eladható tételre
Az előzetes ajánlatkéréshez a modell, a darabszám és rövid állapotleírás már elegendő. Nem kell megvárni, amíg minden belső nyilvántartás tökéletes lesz. A kérdéses tételeket jelölje külön, és a biztosan azonosított eszközökből induljon el. A meglévő kategóriaárlista tájékozódási pontot ad, de a végleges vételár a tényleges bevizsgálás után derül ki.
A tervezett bevételt és az elfogadott ügylet összegét külön kezelje. Alapesetben a végleges, tételes vételár írásos elfogadásától számított 30 napon belül, kizárólag banki átutalással fizetünk, ezért egy év végi ajánlatkérés nem jelent automatikusan ugyanabban az évben beérkező pénzt. A kívánt ütemezést előre jelezze, és a belső pénzügyi tervezést a ténylegesen egyeztetett határidőkhöz igazítsa.
Zárja le a feladatot a dokumentumokkal együtt
Az elszállítás díjmentes és dokumentált. Az átadás, a vizsgálati eredmény, a törlési dokumentáció és a végleges ajánlat kapcsolódjon ugyanahhoz a készüléklistához. A belső nyilvántartás frissítését a cég kijelölt felelőse végezze el a saját szabályai szerint. A következő leltárhoz pedig érdemes rögzíteni, mi okozott most bizonytalanságot: hiányzó azonosító, későn jelzett kilépés vagy gazdátlan doboz. Ezekből néhány egyszerű folyamatjavítás következhet.